Zamówienie z maila trafia do ERP bez przepisywania

Pilot na Comarch ERP Optima kosztuje 4 900 PLN netto za 30 dni. Przy innym systemie ERP stałą kwotę potwierdzamy przed startem, po sprawdzeniu, jak ERP przyjmuje zamówienia z zewnątrz. Po pilocie abonament zaczyna się od 690 PLN netto miesięcznie, do około 500 zamówień w miesiącu.

Zaczynamy od Comarch ERP Optima. Jeden warunek: w Chmurze Standard Comarch nie przewiduje integracji Optimy z zewnętrznym systemem, więc zapis zamówień wymaga wersji stacjonarnej albo Chmury Enterprise. Przy innych systemach, na przykład Comarch ERP XL, Subiekt, enova365, Symfonia czy SAP Business One, najpierw sprawdzamy dwie rzeczy: czy ERP pozwala zapisać zamówienie z zewnątrz i czy udostępnia kartoteki towarów i kontrahentów. Część producentów daje taki dostęp tylko w wyższej wersji albo za osobną licencją: w Subiekcie służy do tego Sfera (jest w nexo PRO, a w GT to płatny dodatek), w enova365 moduł WebAPI. Jeśli coś trzeba dokupić albo zapis nie jest możliwy, usłyszysz to przed podpisaniem umowy.

Może się okazać, że nie jest potrzebny. Według dokumentacji Comarch usługa OCR wczytuje do Optimy zamówienia jako Rezerwacje Odbiorcy ze skanu, zdjęcia albo pliku PDF, który pracownik wskaże w programie. Kontrahenta rozpoznaje po NIP, a towar po kodzie EAN, potem po nazwie. Jeśli klienci przysyłają ci czytelne PDF-y z NIP-em i kodami EAN, zacznij od OCR, bo to tańsza droga. Pilot ma sens, gdy zamówienia są pisane w treści maila, przychodzą w Excelu albo klient używa własnych nazw zamiast twoich indeksów, a ty nie chcesz, żeby ktoś zapisywał i wskazywał każdy plik ręcznie. Na pierwszej rozmowie patrzymy na kilka twoich maili i mówimy, która droga wystarczy.

Każde zamówienie przed zapisem w ERP zatwierdza twój pracownik. W panelu widzi obok siebie to, co napisał klient, i to, co trafi do ERP, a pozycje, których AI nie jest pewne, są oznaczone do sprawdzenia. Błąd rozpoznania nie trafia do ERP bez akceptacji człowieka.

Jeśli po 30 dniach mniej niż 80% zamówień z maili przejdzie do ERP bez poprawek pracownika, przedłużamy pilota o kolejne 30 dni bez dopłaty i dalej poprawiamy rozpoznawanie. Odsetek liczymy z panelu zatwierdzania i pokazujemy w raporcie.

Bo część klientów i tak pisze maile. Pilot nie zastępuje panelu B2B ani ERP. Bierze te zamówienia, które dziś ktoś przepisuje ręcznie, i zostawia klientom sposób zamawiania, do którego są przyzwyczajeni.

Nie. ERP zostaje źródłem cen, stanów i dokumentów. Potrzebujemy konta technicznego do zapisu zamówień i dostępu do jednej skrzynki. Zespół, zamiast przepisywać, sprawdza i zatwierdza zamówienia w panelu.

To drugi etap, poza pilotem. Wymaga nagrywania rozmów w centrali telefonicznej i zgód rozmówców, więc zaczynamy od maili, gdzie wynik widać po 30 dniach.

Decyzji o pilocie i jednej osoby, która zatwierdza zamówienia w panelu. Dostępu do skrzynki, na którą przychodzą zamówienia. Konta technicznego w ERP. 30 minut na start i 30 minut na podsumowanie po miesiącu. Podpisu umowy powierzenia przetwarzania danych, którą przygotujemy.

Dostajesz raport: ile zamówień przyszło mailem, ile czasu mijało od maila do dokumentu w ERP i jaki odsetek przeszedł bez poprawek. Potem decydujesz: abonament, kolejny proces albo koniec współpracy. Po pilocie nie ma żadnego zobowiązania.

Jeszcze nie. To nowa usługa i właśnie przyjmujemy pierwsze piloty. Dlatego zakres jest wąski, cena stała, a każde zamówienie zatwierdza człowiek. Możemy za to pokazać asystenta AI, który działa w katalogu 3494 produktów firmy Rader, oraz sklepy, które da się otworzyć i sprawdzić: ImpregnatyBC i Alufix.

Przed startem podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych z listą podmiotów, które biorą udział w przetwarzaniu. Dostęp ograniczamy do jednej skrzynki i konta technicznego w ERP. Po zakończeniu współpracy usuwamy albo zwracamy dane pilota, zgodnie z umową.